Privatlivspolitik for Lokalhistorisk Forening for Sønderhald


Seneste ændring i privatlivspolitikken: 14.11.18

 

Lokalhistorisk Forening for Sønderhald’s dataansvar Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Lokalhistorisk Forening for Sønderhald er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
 

Kontaktoplysninger:

                 Kontaktperson: Marianne Andersen, formand
                 Adresse: Vestervænget 21, 8963 Auning

                 CVR for Lokalhistorisk Forening for Sønderhald: 3292 7998

                 Mobilnr.: 2383 2503

                 Mail: mamontage28@gmail.com
                 Web: https://www.sonderhaldegnsarkiv.dk/
 

 

Behandling af personoplysninger I et regneark ved kassereren behandles følgende personoplysninger:
 

Medlemsoplysninger ved kassereren omhandler kun følgende almindelige personoplysninger: - Navn, adresse, mobil/telefonnummer og e-mailadresse og fødselsår
- Oplysninger om indmeldelsesdato, samt kontingentbetaling eller restance for aktuel periode

Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer: Registreres som almindelige medlemmer samt oplysning om tillidsposter i bestyrelse: Formand, næstformand, kasserer og
sekretær fremgår på foreningens hjemmeside. Overfor valgte pengeinstitutter er
desuden oplyst kassererens personnummer.

Oplysninger om arkivleder og arkivmedarbejdere: Registreres som almindelige medlemmer. Arkivlederens og arkivmedarbejdernes navn, adresse, telefon, mobil og mail-adresse er desuden oplyst på foreningen hjemmeside.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse registreres ikke.
 

 

Her indsamler vi oplysninger Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan adressen hentes i Lokaltelefonbogen og mail-adressen fra eventuelt mail-korrespondance med kasserer.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med opkrævning af medlemskontingent.

Vi behandler bestyrelsesmedlemmernes, arkivlederens og arkivmedarbejdernes
personoplysninger for at medlemmer nemt kan kontakte foreningens ledelse og arkivet.

 

Videregivelse af dine personoplysninger Vi videregiver eller videresælger ikke personoplysninger til andre overhoved.  
 


Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legi-time) interesser som: 

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

• Afholdelse af sociale arrangementer, foredrag, udflugter samt andre aktiviteter

• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
 


Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Af praktiske og administrative hensyn vil vi opbevare dine personoplysninger i op til
3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

  • Retten til indsigt i egne personoplysninger

  • Retten til berigtigelse

  • Retten til sletning

  • Retten til begrænsning af behandling

  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

  • Retten til indsigelse
     

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 
 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
 

 

Revidering af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.   


 

Cookie politik Lokalhistorisk Forening for Sønderhalds hjemmeside benytter ikke cookies.

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i
Lokalhistorisk Forening for Sønderhald


Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler foreningen i forhold til persondataforordningen. Lokalhistorisk Forening for Sønderhald føre fortegnelse over medlemmernes almindelige personoplysninger.
 

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

Lokalhistorisk Forening for Sønderhald

Kontaktperson: Marianne Andersen, formand
Adresse: Vestervænget 21, 8963 Auning

CVR for Lokalhistorisk Forening for Sønderhald: 3292 7998

Mobilnr.: 2383 2503

Mail: mamontage28@gmail.com
Web: https://www.sonderhaldegnsarkiv.dk/

 

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 14.11.18


Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen? Foreningens bestyrelsesmedlemmer, se her
 

Hvad er formålene med behandlingen? Vi behandler dine personoplysninger alene til opkrævning af medlemskontingentet. Vi behandler bestyrelsesmedlemmernes og arkivmedarbejdernes personoplysninger alene for at medlemmer nemt kan kontakte foreningens ledelse.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi? Vi behandler følgende personoplysninger og sponsores kontaktoplysninger:
 

Medlemsoplysninger omhandler kun følgende almindelige personoplysninger:
- Navn, adresse, mobil/telefonnummer og e-mailadresse
- Oplysninger om indmeldelsesdato
- Om man er æresmedlem samt betaling eller restance for aktuel periode
 

Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og arkivmedarbejdere: Registreres som almindelige medlemmer samt oplysning om tillidsposter i bestyrelse: Formand, næstformand, kasserer og sekretær. Overfor valgte pengeinstitutter er desuden oplyst kassererens personnummer.
 

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse registreres ikke.


Hvem behandler vi oplysninger om? Medlemmer og bestyrelsesmedlemmer og arkivmedarbejdere.


Hvem videregives oplysningerne til? Vi videregiver ikke personoplysninger til andre overhoved.  



Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen? Af praktiske og administrative hensyn vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og sponsorer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.


Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen? Vi opbevarer alle personoplysninger på foreningens eksterne harddisk. Denne harddisk er låst forsvarligt inde hjemme hos kassereren, når personoplysningerne ikke anvendes. Dokumenterne med personoplysninger er beskyttet af password, som kun kasserer og formand kender til.


Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden? Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, drøfter bestyrelsen eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder i en elektronisk sikkerhedslogbog, som opbevares på foreningen eksterne harddisk.


Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

a) At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.

b) At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.

c) At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.


 

Vores IT-system kan følgende:

a) Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.

b) En kalenderfunktion give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data.

c) En kalenderfunktion give notifikation om regelmæssig fornyelse af password.

d) En kalenderfunktion give notifikation om regelmæssig backup på af bl.a. dokumenter med personfølsomme oplysninger. Denne backup tages på en eksterne harddisk, som opbevares låst forsvarligt inde hjemme hos kassereren.
 

Lokalhistorisk Forening for Sønderhald Elmelundsvej 11, Øster Alling, 8963 Auning

CVR: 3292 7998

Bank: Sparekassen Kronjylland
Reg.nr.: 9333 Konto: 3230000912

Sønderhald Egnsarkiv

Elmelundsvej 11, Øster Alling, 8963 Auning

Telefon: 8648 3784

Mail: sonderhaldegnsarkiv@gmail.com

 

Forsiden af www.sonderhaldegnsarkiv.dk

 

                Klik på logoet for at komme til      
                arkivet Facebook-side

  • Facebook Social Icon
Åbningstider på arkivet:
Hver mandag kl. 15-20, dog ikke i juli og december måned samt påske og pinse.

Besøg uden for åbningstiden kan aftales med arkivlederen på telefon 8649 2393